Eén proces verbeteren.
Vooraf weten waar je aan toe bent.
We beginnen met één taak die je team vaak uitvoert. Jij laat zien hoe het nu gaat. Wij onderzoeken de mogelijkheden, maken een voorstel en bouwen en testen na jouw akkoord.
- 01Kennismaken
Welke taak loopt steeds vast?
We bespreken één terugkerende taak en de software die jullie gebruiken. Een korte uitleg van de huidige werkwijze is genoeg.
Uitkomst: bepalen wat eerst onderzocht moet worden.Vrijblijvend eerste gesprek - 02Onderzoeken & afspreken
Eerst weten wat nodig is.
We bekijken een paar voorbeelden van het werk en de programma’s die je gebruikt. Daarna spreken we af welke handelingen de eerste automatisering overneemt en welke niet.
Uitkomst: een voorstel met werkzaamheden, prijs, planning en afspraken over wanneer het goed werkt.Eventueel betaald onderzoek vooraf afspreken - 03Bouwen & samen testen
Normale situaties én uitzonderingen.
Je team probeert de afgesproken werkwijze. We controleren gegevens, berekeningen, goedkeuringen en de afhandeling van fouten.
Uitkomst: jouw team heeft geprobeerd of de oplossing in normale én afwijkende situaties goed werkt.Eerst proberen, daarna samen besluiten over de start - 04In gebruik nemen & beheren
Je team weet hoe het verder kan.
We spreken de overgang, uitleg, toegangsrechten en ondersteuning af. Wijzigingen en uitbreiding worden apart beoordeeld.
Uitkomst: duidelijke gebruiksinstructies en afspraken over beheer en overdracht.Doorlopende kosten vooraf benoemd
Jullie kennen het werk.
Wij regelen de techniek.
Voor het onderzoek laat je een paar voorbeelden zien en vertel je welke programma’s je gebruikt. We vragen alleen de informatie die voor die taak nodig is.
In het voorstel staat wie meedenkt, hoeveel inzet we van je team verwachten en wanneer we testen. We spreken ook af hoe je tijdens het testen met je bestaande werkwijze verder kunt werken en wanneer je overstapt.
Na oplevering krijgt je team uitleg. Ondersteuning, onderhoud, kosten en wie je bij een storing benadert, leggen we vooraf vast.
Dit zetten we
vooraf op papier.
Je hoeft kosten of techniek niet zelf te raden. Het voorstel beschrijft wat je krijgt en wat daarvoor van jouw bedrijf nodig is.
Wat hoort erbij?
Brongegevens, processtappen, koppelingen, resultaat en uitzonderingen. Ook wat buiten de opdracht valt.
Wanneer werkt het goed?
We spreken af met welke opdrachten we testen, wat we meten en wie akkoord geeft. Controle en het herstellen van fouten tellen mee.
Welke kosten zijn er?
Onderzoek en bouw, plus eventuele licenties, verbruik en beheer. Geen opdracht voordat je akkoord bent.
Hoe gaat het daarna?
Hosting, toegang, ondersteuning, updates, back-ups en afspraken voor overdracht of beëindiging.
Ook duidelijk
ná de oplevering.
Dit zijn onderwerpen die we vooraf vastleggen. De concrete afspraken staan in jouw voorstel.
Moeten we meteen een groot systeem laten bouwen?
Nee. Het startpunt is één duidelijk gekozen taak met een duidelijk begin en resultaat. Eerst onderzoeken we of de benodigde gegevens en koppelingen beschikbaar zijn. Uitbreiding is een afzonderlijke keuze.
Wat kost het en hoelang duurt het?
Dat hangt af van de processtappen, gebruikte software en uitzonderingen. De eerste kennismaking is vrijblijvend. Voor eventueel betaald onderzoek en voor de bouw krijg je vooraf een voorstel met prijs en planning. Licenties, beheer en verbruikskosten worden apart benoemd.
Blijven wij controle houden?
We leggen vast wie gegevens mag zien, aanpassen, goedkeuren en versturen. Je medewerker krijgt onvolledige of afwijkende situaties te zien. Tijdens de test controleren we ook wat er gebeurt als een koppeling niet reageert.
Wie beheert het systeem na oplevering?
Vóór ingebruikname leggen we vast wie het systeem host, wie meldingen ontvangt en wie storingen en wijzigingen behandelt. Daarbij horen concrete afspraken over ondersteuning en eventuele terugkerende kosten. Een responstijd is pas afgesproken als die in het voorstel staat.
Waar staan onze gegevens en wie kan erbij?
Dat bepalen we voor de daadwerkelijke klantomgeving. We leggen de hostinglocatie, gebruikte diensten, gebruikersrechten en benodigde toegangen vast. De publieke voorbeelden laten geen live aangesloten klantomgeving zien.
Hoe worden updates en back-ups geregeld?
Voor de klantomgeving spreken we af hoe wijzigingen eerst worden getest, hoe updates worden vrijgegeven en hoe back-ups en herstel worden ingericht. We richten dit in voor jouw omgeving en controleren ook of een back-up kan worden teruggezet.
Wat gebeurt er als we stoppen?
Vóór de start maken we afspraken over gegevensexport, overdracht, licenties, broncode en eventuele overdrachtskosten. Wie welk onderdeel beheert en mag blijven gebruiken, wordt expliciet vastgelegd. Zo weet je vooraf welke gegevens en onderdelen je kunt meenemen.
Wat als automatisering niet de beste oplossing is?
Dan bespreken we dat. Soms levert een duidelijker formulier, een betere werkwijze of een bestaande softwarefunctie al genoeg op. Na onderzoek kun je besluiten niet verder te bouwen.
Vertel ons welke taak tijd kost.
Een korte beschrijving is genoeg voor een eerste gesprek. We bespreken de huidige werkwijze en wat eerst onderzocht moet worden.